Далеко не каждый владеет искусством убеждения посредством письма, но практика и настойчивость помогут приобрести этот полезный навык. Убедительные деловые письма — неотъемлемая часть управления любым бизнесом, а значит, овладение некоторыми приёмами ведения деловой переписки является жизненной необходимостью.
Деловое письмо, написанное грамотно и убедительно, содержит описание основных проблем и, в некоторой степени, предлагает ответы на вопросы, которые могут возникнуть при прочтении у его получателя.
Следуя этим простым правилам, Вы сможете с лёгкостью составить деловое письмо и получить именно тот отклик, на который Вы рассчитываете.
1. Владение необходимыми знаниями об адресате
Деловые письма не пишутся абы кому, их содержание предназначено для конкретного лица (или лиц), заинтересованного в рассматриваемых проблемах и предлагаемых идеях. Поэтому при написании делового письма чётко представляйте свою целевую аудиторию, и тогда в дальнейшем можете рассчитывать на нужную ответную реакцию.
2. Основательная проработка идеи
Перед тем как продавать свою бизнес-идею (а каждое деловое письмо — это продажа), убедитесь в том, что вы всё хорошо продумали и разбираетесь во всех нюансах, которые могут быть с ней связаны. От этого зависит не только то, насколько удачно и точно в письме будет изложена сама идея, но и ваши собственные ожидания от её реализации.
3. Бизнес-идея должна быть подкреплена аргументами
Деловое письмо должно быть не только описательного характера, но и содержать аргументы. И не стесняйтесь излагать как положительные, так и отрицательные стороны продвигаемой Вами концепции, ведь каждое явление имеет свои плюсы и минусы. Такая взвешенная подача информации может быть даже более полезна, чем простое восхваление, это поможет сформировать у адресата представление о Вашей экспертности, что Вы действительно разбираетесь в описываемой теме.
4. Яркие языковые средства и мощные стилистические приемы
Хотя в деловом письме и принято придерживаться формального стиля, но всё же основная цель его написания — определенный отклик, в том числе и эмоциональный. Верный выбор средств языка и лексики поможет выстроить эффективную стратегию убеждения.
5. Краткость — с.т.
Да, Вы эксперт в своей теме и способны часами говорить о Вашей бизнес-идее, но всё же не забывайте, что пишете деловое письмо, не допускайте слишком длинного и пространного изложения. Старайтесь формулировать свои мысли кратко, чётко и по делу. Ваша непростая задача – максимально полно выразить мысль при минимальном количестве лингвистических средств.
6. Контактная информация — обязательный атрибут
Конечно же, деловое письмо должно заканчиваться Вашей подписью и необходимой контактной информацией. Кроме того, нелишним будет выразить Вашу готовность и стремление к дальнейшему сотрудничеству.